سير العمل والموافقات لكل نوع طلب
طلب جهاز جديد لا يُعامل كبلاغ عطل، وطلب صلاحية على نظام مالي لا يُعامل كطلب طابعة. صمّم لكل نوع طلب مساره الخاص: من يوافق، وأي فريق ينفذ، وما الشروط التي تغير المسار، والنظام يتولى نقله بين الخطوات.
أمثلة على إجراءات العمل
خطوات الموافقة باللون الأصفر، وخطوات التنفيذ بالأبيض.
- موافقة المديرالمدير المباشر من الهيكل
- تقنية المعلوماتتحديد المواصفات
- المخزونالتوفر أو طلب شراء
- تجهيز الجهازالبرامج والربط بسجل الأصول
- التسليمتوقيع المستلم
- الإغلاقتقييم الخدمة
- موافقة المديرتأكيد حاجة العمل
- مسؤول النظاممراجعة الصلاحية المطلوبة
- التنفيذمنح الصلاحية ومدتها
- إشعار المستخدمبالبريد والبوابة
- طلب الموارد البشريةتذكرة أم بمهام فرعية
- الحسابفريق الأنظمة
- البريدفريق الأنظمة
- الجهازفريق الأجهزة
- VPN والصلاحياتالأمن السيبراني
- الهاتفالاتصالات
- موافقة المديرمبرر الحاجة
- مراجعة أمنيةإذا كان البرنامج سحابيًا
- الماليةإذا تجاوزت القيمة الحد
- المشترياتالترخيص
- التثبيتوتسجيل الترخيص كأصل
مكونات سير العمل
موافقة
معتمد ثابت أو من الهيكل التنظيمي أو من حقل في الطلب.
مهمة
عمل يُسند لفريق أو موظف بمدته وتعليماته.
شرط
يغير المسار حسب قيمة أو نوع أو إدارة أو أي حقل.
إشعار
رسالة لمقدم الطلب أو جهة أخرى عند الوصول لخطوة.
انتظار
حتى تاريخ معين أو حدث، مثل تاريخ مباشرة الموظف.
تحديث
تغيير حقل أو حالة، أو تسجيل أصل، تلقائيًا.
أنواع الموافقات
موافقة فردية
معتمد واحد، مثل المدير المباشر.
موافقات متسلسلة
معتمد بعد آخر بالترتيب: المدير ثم مالك النظام ثم أمن المعلومات.
موافقات متوازية
عدة معتمدين في الوقت نفسه، مع تحديد هل يلزم الجميع أم يكفي أحدهم.
موافقات مشروطة
تُطلب فقط إذا تحقق شرط، مثل المراجعة الأمنية للبرامج السحابية.
حسب الإدارة
معتمدون مختلفون لكل إدارة أو فرع.
حسب قيمة الطلب
تتغير سلسلة الموافقات بتغير القيمة. جرّبها أدناه.
تجربة المعتمد
من أي مكان
البريد، الجوال، البوابة، أو النظام.
التفويض
بديل تلقائي خلال الإجازة.
مهلة وتذكير
تذكير ثم تصعيد إن تأخر القرار.
الرفض بسبب
يصل السبب لمقدم الطلب ليعدّل أو يعيد التقديم.
أسئلة عن سير العمل والموافقات
للمزيد راجع الأسئلة الشائعة.
هل يحتاج بناء سير العمل إلى مبرمج؟
لا. تُبنى الخطوات والموافقات والشروط من لوحة الإدارة، ونساعدكم في تصميم الإجراءات الأولى ضمن التطبيق.
كيف يوافق المدير على الطلب؟
من البريد مباشرة، أو من تطبيق الجوال، أو من البوابة، أو من داخل النظام، مع إمكانية إضافة تعليق.
ماذا لو كان المعتمد في إجازة؟
يُفوّض بديل تلقائيًا خلال فترة الغياب، أو تُصعّد الموافقة بعد مدة محددة دون رد.
هل يمكن ربط الموافقات بالهيكل التنظيمي؟
نعم، يُحدد المعتمد ديناميكيًا من الهيكل: المدير المباشر لمقدم الطلب، أو مدير إدارته، أو مالك النظام المطلوب.
هل تُحفظ قرارات الموافقة للتدقيق؟
نعم، كل موافقة أو رفض مسجل باسم صاحبه ووقته وتعليقه، ويظهر في سجل التذكرة وفي سجل التدقيق.
ميزات مرتبطة
إجراءات واضحة لكل طلب
نحوّل إجراءاتكم الورقية أو الشفهية إلى سير عمل في النظام.
- رسم الإجراءات الحالية
- موافقات مرتبطة بهيكلكم
- تفويض وتذكير وتصعيد